एक वेब एप्लिकेशन के साथ अपने व्यवसाय को स्वचालित करना

जब स्प्रेडशीट काम नहीं कर पाती

लगभग हर व्यवसाय स्प्रेडशीट के साथ शुरू होता है। एक्सेल या गूगल शीट्स तब अच्छी तरह काम करते हैं जब प्रक्रियाएँ कम होती हैं और डेटा एक व्यक्ति के दिमाग में समाहित होता है। समस्या बाद में, लगभग अनnoticed, creeping in होती है।

संकेत कि अब एक स्प्रेडशीट मदद करने के बजाय बाधा बन रही है:

• डेटा डुप्लिकेट हो गया है।एक ही ग्राहक या आदेश तीन फ़ाइलों में है, और कोई नहीं जानता कि कौन सा संस्करण सही है।
• हाथ से किए जाने वाले कदम बढ़ते जा रहे हैं।लोग पंक्तियाँ कॉपी करते हैं, सूत्रों की पुनर्गणना करते हैं और हाथ से स्थिति भेजते हैं।
• फ़ाइल को सुरक्षित रूप से साझा नहीं किया जा सकता।एक व्यक्ति एक सूत्र को तोड़ता है, दूसरा एक पंक्ति को हटा देता है, और परिवर्तन इतिहास चला गया है।
• कोई पहुँच अधिकार नहीं हैं।या तो किसी के पास पूरा फ़ाइल है या कुछ नहीं; आप केवल उनके अपने आदेशों तक पहुँच नहीं दे सकते।
• गलतियाँ पैसे की कीमत चुकाती हैं।एक सेल में टाइपो एक गलत चालान या खोए हुए आदेश की ओर ले जाता है।

यदि इनमें से कम से कम तीन आपको परिचित लगते हैं, तो स्प्रेडशीट पहले से ही एक बाधा बन गई है। इसका आकार केवल बढ़ेगा, और एक गलती की कीमत भी इसके साथ बढ़ती है।

आप कौन से प्रक्रियाओं को स्वचालित कर सकते हैं

एक वेब एप्लिकेशन जो एक कंपनी की जरूरतों के लिए बनाया गया है, हाथ से स्प्रेडशीट द्वारा किए गए काम को संभालता है। सबसे अधिक स्वचालित किए जाने वाले ब्लॉक हैं:

• आदेश और अनुरोध।एक ही स्थान पर प्रत्येक ग्राहक की जानकारी, स्थिति, स्टाफ को असाइनमेंट और पूरी इतिहास।
• सीआरएम और ग्राहक कार्य।एक ग्राहक कार्ड, एक डील पाइपलाइन, कार्य और अनुस्मारक ताकि कोई संपर्क छूट न जाए।
• डैशबोर्ड।हाथ से सारांश के बजाय लाइव नंबर: राजस्व, कार्यभार और रूपांतरण अपने आप अपडेट होते हैं।
• रिपोर्टिंग।बैठक से दो दिन पहले नहीं, बल्कि एक शेड्यूल पर स्वचालित रूप से रिपोर्ट तैयार की जाती हैं।
• सूचनाएँ।जब स्थिति बदलती है, समय सीमा निकट होती है या एक नया अनुरोध आता है, तो एक ईमेल, एक मैसेंजर संदेश या एक पुश।
• आंतरिक उपकरण और प्रशासनिक पैनल।इन्वेंटरी, गणनाओं, सामग्री मॉडरेशन या मूल्य निर्धारण के लिए इंटरफेस - सब कुछ जो पहले एक साझा फ़ोल्डर में था।

सिद्धांत वही है: यदि कोई प्रक्रिया दोहराई जाती है, स्पष्ट नियम हैं और आज हाथ से की जाती है, तो इसे लगभग निश्चित रूप से स्वचालित किया जा सकता है। आप हमारे द्वारा किए गए काम के बारे में अधिक पढ़ सकते हैं हमारे सेवाएँ पृष्ठ.

अपना खुद का बनाएं या तैयार-निर्मित खरीदें

हर कार्य को शून्य से नहीं लिखा जाना चाहिए। कभी-कभी एक तैयार उत्पाद आवश्यकता को तेजी से और सस्ते में पूरा करता है। चयन का एक समझदारी से क्रम इस तरह दिखता है:

1. मानक प्रक्रिया - तैयार-निर्मित खरीदें।लेखा, ईमेल और बुनियादी बहीखाता पहले ही बॉक्स सेवाओं द्वारा हल किए जा चुके हैं।
2. प्रक्रिया आपका प्रतिस्पर्धात्मक लाभ है - अपना खुद का बनाएं।जो आपको बाजार से अलग करता है वह किसी और की रोडमैप पर निर्भर नहीं होना चाहिए।
3. तैयार-निर्मित लगभग फिट बैठता है लेकिन कई कार्याराउंड की आवश्यकता होती है - इसे सब जोड़ें।सदस्यता शुल्क और अनुकूलन के वर्षों की लागत अक्सर आपके अपने समाधान की लागत से अधिक होती है।

ऑफ-द-शेल्फ SaaS लॉन्च और समर्थन की गति में जीतता है, लेकिन आप हमेशा के लिए भुगतान करते हैं, दूसरों की सीमाओं पर निर्भर रहते हैं और कभी भी कोड के मालिक नहीं होते। कस्टम विकास को एक अग्रिम निवेश की आवश्यकता होती है, फिर भी यह पूर्ण नियंत्रण, आपके प्रक्रियाओं के लिए एक सटीक फिट और प्रति-उपयोगकर्ता लाइसेंस शुल्क नहीं देता है। एक मिश्रण अक्सर सबसे अच्छा होता है: सामान्य के लिए तैयार-निर्मित, अद्वितीय कोर के लिए कस्टम।

MVP दृष्टिकोण: पहले एक प्रक्रिया

स्वचालन में मुख्य गलती यह है कि सब कुछ एक साथ वर्णन और प्रोग्राम करने की कोशिश करना। ऐसा प्रोजेक्ट मूल्य प्रदान करने में बहुत समय लेता है और लॉन्च से पहले बासी होने का जोखिम उठाता है। हम पुनरावृत्तियों में काम करते हैं।

1. सबसे दर्दनाक प्रक्रिया खोजें।वह जो सबसे अधिक समय लेती है या सबसे अधिक बार टूटती है।
2. एक न्यूनतम संस्करण लॉन्च करें।यह एक कार्य को हल करता है लेकिन कुछ ही हफ्तों में उत्पादन में काम कर रहा है।
3. डेटा और फीडबैक पर ध्यान दें।लोग वास्तव में क्या उपयोग करते हैं और कहाँ वे अटकते हैं।
4. एक समय में एक मॉड्यूल बढ़ाएँ।हर कदम मूल्य द्वारा सही ठहराया गया, कागज पर योजना द्वारा नहीं।

इस तरह आप लगभग तुरंत एक रिटर्न प्राप्त करते हैं और कभी भी उन सुविधाओं के लिए भुगतान नहीं करते जिनका कोई उपयोग नहीं करता। हमने अपने लेख में पूर्ण विकास चक्र का वर्णन किया है एक वेब एप्लिकेशन बनाना.

भुगतान की वापसी का अनुमान कैसे लगाएं

स्वचालन को इंटरफेस की सुंदरता से नहीं बल्कि निवेश पर रिटर्न से आंका जाना चाहिए। आप इसे बिना जटिल सूत्रों के तीन प्रभाव स्रोतों से अनुमानित कर सकते हैं।

• बचाया गया समय।कर्मचारी कितने घंटे प्रति सप्ताह मैनुअल काम में बिताते हैं और उस घंटे की लागत क्या है।
• कम गलतियाँ।एक गलती की कीमत - एक गलत चालान, एक खोया आदेश, एक जुर्माना - कितनी बार यह होता है, के गुणा।
• तेज़ प्रक्रियाएँ।एक अनुरोध को जल्दी संभालें और आपको जल्दी भुगतान मिलेगा और ग्राहक खुश रहेगा।

एक सरल नियम: समय और त्रुटियों में मासिक बचत को जोड़ें और इसे विकास और समर्थन की लागत से तुलना करें। यदि निवेश 6-12 महीनों के भीतर वापस मिलता है, तो परियोजना लगभग हमेशा उचित होती है। केवल वेतन को ही नहीं, बल्कि धीमी या छोड़ी गई प्रक्रियाओं के कारण खोई हुई आय को भी गिनें।

ओस्टोहलो आंतरिक उपकरण कैसे बनाता है

एक आंतरिक उपकरण एक सार्वजनिक वेबसाइट से भिन्न होता है: लोग इसका उपयोग हर दिन करते हैं, इसलिए गति, विश्वसनीयता और स्पष्टता सबसे महत्वपूर्ण हैं। ऐसे परियोजनाओं के लिए हमारा दृष्टिकोण:

• हम प्रक्रियाओं से शुरू करते हैं, स्क्रीन से नहीं।पहले हम समझते हैं कि काम का प्रवाह आज कैसे है और समय कहाँ बर्बाद हो रहा है।
• हम भूमिकाएँ और अनुमतियाँ डिज़ाइन करते हैं।हर कोई केवल वही देखता है और बदलता है जो उनके काम से संबंधित है।
• हम दैनिक दिनचर्या के चारों ओर इंटरफ़ेस बनाते हैं।बार-बार की क्रियाओं पर न्यूनतम क्लिक, सुविधाजनक खोज, थोक संचालन।
• हम एकीकरण की योजना बनाते हैं।ईमेल, भुगतान, मैसेंजर और बाहरी सेवाओं के साथ सुरक्षित चैनलों के माध्यम से आदान-प्रदान करें।
• हम सिस्टम को विस्तारित रखने का प्रयास करते हैं।ताकि एक वर्ष में एक मॉड्यूल जोड़ना सरल हो, न कि पूरी तरह से फिर से लिखना।

इस दृष्टिकोण का एक उदाहरण है प्रशासन पैनल जिसमें गणनाएँ हैं 24fl परियोजना, जहाँ दैनिक संचालन को एक एकल सुविधाजनक इंटरफेस में एकत्र किया गया है।

सामान्य स्वचालन गलतियाँ

स्वचालन शायद ही कभी तकनीक के कारण विफल होता है - अधिकतर यह दृष्टिकोण के कारण होता है। हम जो गलतियाँ सबसे अधिक देखते हैं:

• अराजकता का स्वचालन।यदि एक प्रक्रिया परिभाषित नहीं है, तो सॉफ़्टवेयर केवल गड़बड़ी को तेज करता है। पहले तर्क को क्रम में रखें।
• एक साथ सब कुछ बनाना।एक बड़ा एकल परियोजना धीमी वापसी करता है और इसे बदलना कठिन होता है।
• लोगों को भूलना।यदि यह कर्मचारियों के लिए असुविधाजनक है, तो वे अपनी स्प्रेडशीट पर वापस चले जाते हैं और प्रणाली मर जाती है।
• डेटा की अनदेखी करना।पुरानी स्प्रेडशीट से डेटा को माइग्रेट और साफ करना एक अलग, महत्वपूर्ण काम है।
• समर्थन की योजना न बनाना।किसी भी कार्यशील उपकरण को रखरखाव और छोटे सुधारों की आवश्यकता होती है।

यदि आप प्रक्रियाओं का ईमानदारी से वर्णन करते हैं और छोटे कदमों में आगे बढ़ते हैं, तो शुरुआत में इनसे बचा जा सकता है।

कहाँ से शुरू करें

शुरू करना उतना कठिन नहीं है जितना लगता है। आपको पहले से पूरी संरचना जानने की आवश्यकता नहीं है - यह समझना पर्याप्त है कि कौन सी प्रक्रिया सबसे अधिक दर्द देती है।

1. रूटीन को लिखें।ऐसे कार्य जो हर सप्ताह दोहराए जाते हैं और हाथ से किए जाते हैं।
2. त्रुटि की लागत को चिह्नित करें।जहां विफलताएं सबसे महंगी होती हैं।
3. एक प्रारंभिक बिंदु चुनें।एकल प्रक्रिया जो एक स्पष्ट प्रभाव लाएगी।

वहाँ से हम दायरे का अनुमान लगाने, एक न्यूनतम संस्करण का प्रस्ताव करने और लाभ की गणना करने में मदद करते हैं। अपने कार्य का वर्णन करें संपर्क फ़ॉर्म के माध्यम से — हम सामान्य शब्दों के बजाय ठोस प्रस्तावों के साथ वापस आते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न