通过网络应用程序自动化您的业务

当电子表格无法应对时

几乎每个企业都是从电子表格开始的。当流程较少且数据适合一个人的头脑时，Excel或Google Sheets工作得很好。问题在后期悄然出现。

电子表格现在妨碍而不是帮助的迹象：

• 数据被重复。同一个客户或订单存在于三个文件中，没有人知道哪个版本是正确的。
• 手动步骤不断增加。人们复制行，重新计算公式，并手动发送状态。
• 文件无法安全共享。一个人破坏了公式，另一个人删除了一行，变更历史消失了。
• 没有访问权限。要么有人拥有整个文件，要么什么都没有；你不能只授予他们自己的订单的访问权限。
• 错误会导致损失。单元格中的一个错字会导致错误的发票或丢失的订单。

如果这五个中至少有三个听起来很熟悉，那么电子表格已经成为瓶颈。它的大小只会增加，错误的代价也随之增加。

您可以自动化哪些流程

为公司需求构建的网络应用程序接管了手动处理电子表格的工作。最常自动化的模块是：

• 订单和请求。在一个地方查看每个客户的 intake、状态、分配给员工的情况和完整历史。
• 客户关系管理和客户工作。客户卡、交易管道、任务和提醒，确保没有联系被遗漏。
• 仪表板。实时数据而非手动汇总：收入、工作量和转化率自动更新。
• 报告。按计划自动生成的报告，而不是在会议前两天。
• 通知。当状态变化、截止日期临近或新请求到达时，通过电子邮件、消息应用或推送通知。
• 内部工具和管理面板。库存、计算、内容审核或定价的接口——一切曾经存放在共享文件夹中的内容。

原则是一样的：如果一个过程重复，有明确的规则，并且今天是手动完成的，那么几乎可以肯定可以实现自动化。您可以在我们的 服务页面.

自己构建或购买现成的

并不是每个任务都应该从头开始编写。有时现成的产品可以更快、更便宜地满足需求。合理的选择顺序如下：

1. 标准流程——购买现成的。会计、电子邮件和基本的簿记早已通过盒装服务解决。
2. 流程是你的竞争优势——构建你自己的。使你与市场区分开来的因素不应依赖于他人的路线图。
3. 现成的几乎适合，但需要许多变通方案——把所有这些加起来。订阅费用加上定制化的成本往往超过您自己解决方案的费用。

现成的SaaS在启动速度和支持方面占优势，但您需要永远支付费用，依赖他人的限制，并且永远无法拥有代码。定制开发需要前期投资，但可以完全控制，精确适应您的流程，并且没有按用户收费。混合方案通常是最好的：对于典型情况使用现成的，对于独特核心使用定制。

MVP 方法：先处理一个流程

自动化的主要错误是试图一次性描述和编程所有内容。这样的项目需要很长时间才能提供价值，并且在发布之前有失效的风险。我们采用迭代的方式工作。

1. 找到最痛苦的流程。那个耗时最多或最常出错的流程。
2. 推出一个最小版本。它解决一个任务，但在几周内已经在生产中运行。
3. 查看数据和反馈。人们实际使用的内容以及他们遇到困难的地方。
4. 一次增长一个模块。每一步都由价值来证明，而不是纸上的计划。

通过这种方式，您几乎可以立即获得回报，并且永远不会为没人使用的功能付费。我们在我们的文章中描述了完整的开发周期 构建网络应用程序.

如何估算回报

自动化的评判标准不应是界面的美观，而应是投资回报率。你可以从三个效果来源来估算它，而无需复杂的公式。

• 节省的时间。员工每周在手动工作上花费多少小时，以及这些小时的成本。
• 更少的错误。一个错误的代价——错误的发票、丢失的订单、罚款——乘以发生的频率。
• 更快的流程。更快处理请求，您就能更快获得报酬，并让客户更满意。

一个简单的经验法则：将每月节省的时间和错误相加，并与开发和支持的成本进行比较。如果投资在6到12个月内回报，项目几乎总是合理的。计算不仅包括薪水，还包括因流程缓慢或中断而损失的收入。

Ostohlo 如何构建内部工具

内部工具与公共网站不同：人们每天都在使用它，因此速度、可靠性和清晰度最为重要。我们对这类项目的处理方式：

• 我们从流程开始，而不是屏幕。首先，我们了解当前的工作流程以及时间损失的地方。
• 我们设计角色和权限。每个人只看到和更改与其工作相关的内容。
• 我们围绕日常工作构建界面。频繁操作的最小点击，方便的搜索，大宗操作。
• 我们计划集成。通过安全通道与电子邮件、支付、消息和外部服务进行交换。
• 我们保持系统的可扩展性。这样在一年后添加一个模块就很简单，而不是完全重写。

这种方法的一个例子是带有计算的管理面板，24fl项目，在这里，日常操作被汇集到一个方便的界面中。

常见的自动化错误

自动化很少因为技术失败 — 更常见的是因为方法。我们最常见的错误有：

• 自动化混乱。如果一个过程没有定义，软件只是加速了混乱。首先要理顺逻辑。
• 一次性构建所有内容。一个大型的单体项目回报较慢，且更难以更改。
• 忽视人员。如果对员工来说不舒服，他们会回到电子表格，系统就会失败。
• 忽视数据。从旧电子表格迁移和清理数据是一个单独且重要的工作。
• 没有规划支持。任何工作工具都需要维护和小改进。

如果你诚实地描述过程并采取小步骤，所有这些在开始时都可以避免。

从哪里开始

开始比看起来容易。你不需要提前了解整个架构——只需理解哪个过程最痛苦。

1. 写下日常事务。每周重复并手动完成的任务。
2. 标记错误的成本。失败最昂贵的地方。
3. 选择一个起点。一个能带来明显效果的单一过程。

从那里我们帮助估算范围，提出一个最小版本并计算回报。通过联系表告诉我们您的任务 — 我们会带着具体的提案回来，而不是空泛的词语。

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